Privacyreglement

Begrippen

Gezamenlijke uitvoerders
Onder gezamenlijke uitvoerders verstaan wij: Pro6 Advies, de door Pro6 Advies ingeschakelde onderaannemers en hun medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van opdrachten.

Dienstverlening
Onder dienstverlening verstaan wij alle opdrachten die uitgevoerd worden door Pro6 Advies en de gezamenlijke uitvoerders, waaronder re-integratie-, coaching- en adviestrajecten.

Dossier
Een dossier bevat alle schriftelijke en elektronische informatie die nodig is voor een zorgvuldige uitvoering van de dienstverlening.

Artikel 1 – Verantwoordelijkheid en vertrouwelijkheid
De gezamenlijke uitvoerders erkennen dat zij persoonsgegevens verwerken zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Zij behandelen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en nemen passende beveiligingsmaatregelen.  Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst;

• dit wettelijk verplicht is;

• of wanneer hiervoor expliciet schriftelijke toestemming is gegeven door de klant.

Bij beëindiging van de begeleiding worden de persoonsgegevens, indien van toepassing, op verzoek gedeeld met de opdrachtgever (bijvoorbeeld UWV).

Artikel 2 – Doel en grondslag van gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van re-integratie-, coaching- en adviestrajecten;

• het nakomen van wettelijke verplichtingen richting opdrachtgevers zoals UWV;

• administratieve verantwoording en kwaliteitscontrole;

• en, indien van toepassing, het bemiddelen bij kredietaanvragen.

De grondslagen hiervoor zijn:

• de uitvoering van een overeenkomst;

• het voldoen aan een wettelijke verplichting;

• het gerechtvaardigd belang van Pro6 Advies;

• en – waar vereist – expliciete toestemming van de klant.

Artikel 3 – Welke gegevens wij verwerken
Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

• voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, geslacht;

• telefoonnummer, e-mailadres, BSN (indien noodzakelijk voor de opdracht);

• soort en hoogte van uitkering, ingangsdatum, mate van arbeidsongeschiktheid, restverdiencapaciteit;

•  

• gegevens van UWV-contactpersonen;

• CV en werkervaring;

• financiële gegevens indien relevant (bijvoorbeeld voor kredietbemiddeling).

Bijzondere persoonsgegevens, zoals het BSN, verwerken wij alleen wanneer dit op basis van wetgeving is toegestaan (bijvoorbeeld in het kader van SUWI-wetgeving).

Artikel 4 – Registratie en opslag
Persoonsgegevens worden vastgelegd in:

• een beveiligde digitale database (ondergebracht bij Yourhosting B.V. te Zwolle);

• een papieren dossier dat fysiek is opgeborgen in een afgesloten archiefkast op kantoor.

Artikel 5 – Bewaartermijnen
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Schriftelijke gegevens worden maximaal 7 jaar bewaard na beëindiging van het traject, zoals voorgeschreven door de opdrachtgever (o.a. UWV).

• Digitale gegevens worden na afloop geanonimiseerd of op verzoek verwijderd, tenzij wettelijk anders bepaald.

Klanten kunnen altijd verzoeken tot verwijdering van hun gegevens indienen. Verwijdering wordt uitgevoerd wanneer er geen (wettelijke) grond meer is om de gegevens te bewaren.

Artikel 6 – Toegang tot en gebruik van gegevens
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers van Pro6 Advies en de gezamenlijke uitvoerders. Zij gebruiken de gegevens uitsluitend voor:

• uitvoering van de trajecten;

• opstellen van rapportages;

• interne kwaliteitsborging.

Indien klantgegevens worden gebruikt in trainingen of casuïstiek, worden deze volledig geanonimiseerd.

Artikel 7 – Beveiliging van persoonsgegevens
Onze systemen zijn adequaat beveiligd:

• computers en systemen zijn voorzien van wachtwoordbeveiliging;

• toegang tot de database loopt via een versleutelde VPN-verbinding (Nord VPN);

• papieren dossiers zijn opgeslagen in een afsluitbare kast;

• onze website is beveiligd met een SSL-certificaat.

Artikel 8 – Verstrekking aan derden
Gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien dat noodzakelijk is voor:

• de uitvoering van de opdracht;

• klanttevredenheids- of certificeringonderzoeken (beperkt tot: naam, voorletters, type uitkering, trajectdata, e-mailadres, telefoonnummer);

• of op basis van wettelijke verplichtingen.

Er worden geen gegevens gedeeld voor commerciële doeleinden.

Artikel 9 – Rechten van klanten

Inzagerecht
Klanten hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien. Verzoeken hiertoe kunnen schriftelijk of per e-mail worden gedaan.

Correctierecht
Klanten kunnen schriftelijk verzoeken om hun gegevens aan te passen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn.

Recht op vergetelheid
Op verzoek worden gegevens verwijderd, tenzij wettelijke bewaartermijnen dit verhinderen.

Reactietermijn
Wij reageren binnen vier weken op een verzoek, met mogelijkheid tot verlenging met nog eens twee weken bij complexe situaties.

Artikel 10 – Klachten en toezicht
Klanten die vinden dat hun persoonsgegevens onjuist of onrechtmatig zijn verwerkt, kunnen een klacht indienen bij:

• Pro6 Advies (via: info@pro6advies.nl)

• of bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Artikel 11 – Wijzigingen in dit reglement
Wij behouden ons het recht voor dit reglement aan te passen wanneer nieuwe wet- en regelgeving dit vereist. De meest recente versie is altijd beschikbaar via onze website.

Artikel 12 – Gebruik van cookies (Google Analytics)
Onze website maakt gebruik van Google Analytics om het gedrag van bezoekers te analyseren.

Wij:

• hebben een verwerkersovereenkomst met Google;

• anonimiseren IP-adressen (de laatste octet wordt niet opgeslagen);

• delen geen gegevens met Google of derden;

• maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met Analytics-cookies.